Diyetisyen Danışan Takip Programı ile Düzenli Kayıt Yönetimi
Danışan iletişiminden randevu ve paket geçmişine kadar operasyonel kayıtları tek profilde düzenlemenin yol haritası.
Danışan takibi denildiğinde beslenme ölçümleri kadar operasyonel geçmiş de önemlidir: Son görüşme ne zamandı, sıradaki randevu hangi hizmet için, aktif pakette kaç seans kaldı, son tahsilat nasıl yapıldı ve içeride hangi not tutuldu? Bu bilgiler ayrı yerlerdeyse basit bir soruya cevap vermek bile zaman alır.
Diyetisyen danışan takip programı, bu operasyon kayıtlarını aranabilir bir profil altında birleştirir. Buradaki amaç klinik değerlendirme yapmak değil; danışanla yürütülen randevu, paket ve ödeme sürecinin güncel, anlaşılır ve erişilebilir kalmasını sağlamaktır.
Her danışan için tek ve güncel profil kullanın
Ad, telefon ve e-posta gibi temel iletişim bilgileri tutarlı olmalıdır. Aynı kişi online ve manuel randevu aldığında iki ayrı kayıt oluşması yerine telefon numarası üzerinden mevcut profil güncellenebilmelidir. Bu yaklaşım geçmişin parçalanmasını önler.
Arama alanında adın yanı sıra telefon ve e-posta kullanabilmek yoğun günlerde hız kazandırır. Bir numara değiştiğinde eski mesaj zincirini değil merkezi kaydı güncelleyin; sonraki randevu ve iletişim işlemleri bu bilgi üzerinden yürüsün.
Randevu geçmişini durumlarıyla birlikte okuyun
Oluşturulan her randevunun aynı sonucu yoktur. Bekleyen, onaylanan, tamamlanan veya iptal edilen görüşmeler ayrı anlam taşır. Geçmişi durumlarıyla görmek, danışanın operasyonel yolculuğunu daha doğru okumanızı sağlar.
Paket hakkının hangi koşulda düşeceği de bu durumlarla bağlantılıdır. Koransis’te uygun paket hakkı randevu tamamlandığında düşürülebilir. Böylece yalnızca planlanan fakat gerçekleşmeyen bir görüşmeyle hak kullanımını karıştırmazsınız.
Dahili not ile danışana gönderilen bilgiyi ayırın
Dahili notlar ekip içi operasyon için kısa ve eyleme dönük olmalıdır. Örneğin tercih edilen görüşme kanalı, aranması gereken saat veya ödeme planına ilişkin hatırlatma tutulabilir. Bu alan danışana gönderilen mesajın yerine geçmez.
Sağlık verileri özel nitelikli kişisel veridir. Kullandığınız sistemin kapsamını, erişim yetkilerini ve veri işleme süreçlerini ayrıca değerlendirin. İhtiyaç dışı hassas bilgileri genel operasyon notlarına taşımayın.
Paket ve tahsilatı profil bağlamında izleyin
Danışanın satın aldığı paket, başlangıç ve geçerlilik bilgisi, toplam hak, kullanılan hak ve kalan hak birlikte görünmelidir. Birden fazla aktif paket varsa hangi hizmetin hangi paketten düşeceği açık olmalıdır.
Toplam satış bedeli, yapılan tahsilatlar ve kalan borç aynı profil üzerinden okunabildiğinde telefon görüşmesi sırasında hesap yapmak gerekmez. Nakit, kart veya havale kaydı ödeme geçmişini açıklayıcı hale getirir; ancak bu kayıt gerçek ödeme işlemini gerçekleştirmez.
- Profil ve iletişim bilgileri
- Randevu geçmişi ve durumlar
- Aktif/geçmiş paketler
- Kullanılan ve kalan hak
- Tahsilat ile kalan borç
- Yetkili ekip üyeleri için dahili not
Erişimi rol bazında sınırlandırın
Birden fazla personelin bulunduğu işletmelerde herkesin bütün ekranları görmesi gerekmeyebilir. Personelin yalnızca kendi randevularına erişmesi veya belirli modülleri kullanması, günlük işi sadeleştirir ve gereksiz erişimi azaltır.
Yetkileri işe başlarken tanımlayın, görev değiştiğinde güncelleyin ve ayrılan personelin erişimini kapatın. Program seçerken kullanıcı hesabı ve modül bazlı yetki desteğini günlük operasyonunuzla birlikte değerlendirin.
Kısaca
Danışan takibinin güçlü olması, çok fazla veri toplamaktan değil; doğru operasyon bilgisini tek profilde, güncel ve yetkili kişilerin erişebileceği biçimde tutmaktan geçer.
Sıkça sorulanlar